会議の準備と会議場のこと

会議場

委員会や検討会、勉強会、社内会議、・・・名前は違えどいろいろな会議があります。スムーズな会議進行には会議場はとても重要です。会議場選びで大事なことについて。

会議場の広さ

どのような会議でどんな人がなんに集まるのか？傍聴席は？会議によって必要な広さがあります。会議場が狭いのでは困りますし、逆に会議場が広すぎてもよい会議の雰囲気作りに影響しますので、適切な広さの会議場を選ぶことが大切です。

会議場へのアクセス

会議に参加する人がアクセスしやすい場所の会議場が理想的です。社内会議など内部の人たちの会議なら一緒に会場に行くこともできますので、それほど配慮は不要ですが、個々に会議参加者が集まってくるような会議の場合には分かりやすい立地でアクセスしやすい会議場選びが重要です。円滑な会議運営のためには、会議が始まる前のことににも十分注意が必要です。

会議場のレイアウト

会議場での席次決めを含む会場のレイアウトはなかなか頭を悩まします。快く順調に会議を運営する上で十分な配慮が必要です。会議の目的に応じて、コの字型やロの字型、円卓、学校の教室のような配置などいろいろあります。また席順も誰を上に座ってもらうか？隣り合っていい人と悪い人、会議でのプレゼンに使うスクリーンなどの配置等には気を配りたいところです。

備品のチェック

会議で確認しておきたい必要な設備や備品といえば、証明、マイク、録音装置、スクリーン、プロジェクター、ホワイトボードなどでしょうね。もちろん会議場を作るには、机や椅子なども大事です。

準備しておきたいこと

お茶やコーヒーの確認。速記など記録の手配。

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